Digitaliseringen er på full fart inn i de fleste sektorer – også i mange norske kommuner. Men en utfordring er at ikke alle i kommunen tar i bruk teknologien som det har blitt investert i, men foretrekker å jobbe på «gamlemåten».
Et viktig spørsmål blir dermed hvordan man kan sikre en god prosess for å innføre nye måter å gjøre ting på, og hva som skal til for å lykkes med innføring av digitale styringsverktøy.
– Har fått økt kompetansen i kommunen
I Lesja kommune i Oppland har de sett en stor økning i beståtte e-læringskurs gjennom Veilederen til Visma Smartskill.
– Målet vårt med å innføre Veilederen var å gi læring og kompetanseheving til ledere og ansatte i kommunen, samtidig som at det var viktig å forbedre kvalitet og pasientsikkerhet i de utøvende tjenestene. Med den økningen vi har sett i gjennomførte kurs er vi sikre på at vi har fått økt kompetansen innen viktige helserettslige tema, sier Therese Gjersøe Hole, som er leder for helse, omsorg og folkehelse i kommunen.
Hole har nylig gjennomført et prosjekt gjennom en helselederutdanning ved BI der hun så på lederperspektivet ved implementering av digitale verktøy i egen kommune.
– Prosjektet avdekket en klar positiv sammenheng mellom tydelig og motiverende ledelse og implementering av styringsverktøyet Veilederen. Med dette som forutsetning forsvant mye av motstanden hos ansatte, forklarer hun.
Derfor bør kommunen innføre digitale styringsverktøy
Det stilles tydelige forventninger og krav om at norske kommuner må digitalisere seg og tenke nytt i møte med fremtidens utfordringer.
– Målet er at de nye måtene å jobbe på skal bidra til bedre tjenestekvalitet og økt pasientsikkerhet. For ledere i kommunene er det viktig å huske på at deres rolle er viktig for å lykkes med å innføre digitale styringsverktøy, sier juridisk rådgiver Kari-Anne Andersen, som jobber som faglig koordinator i Visma Smartskill.
Les også: Ledelse i kommunen – hvordan lykkes du i rollen som leder?
Hun har følgende råd til ledere som ønsker å skape oppslutning om endringer:
- Involvere medarbeiderne tidlig i prosessen
- Gi god informasjon og veiledning
- Være tydelig på hvorfor verktøyene skal tas i bruk
- Sette konkrete mål og avklar forventninger
- Ha på plass en gjennomføringsplan
- Følge opp tett i prosessen
- Motivere medarbeiderne gjennom hele prosessen
- Gi positiv oppmerksomhet/feire resultater ved oppnåelse av delmål
- Reflektere, evaluere og korrigere underveis
Det kan være smart å benytte Demingssirkelen som modell for en god prosess.
– Tenk på innføringen som en prosess der dere hele tiden evaluerer hva som gjøres riktig eller feil og hva vi kan lære av både det som ble gjort riktig og feil. Hvordan kan det gjøres enda bedre? I hele prosessen bør man reflektere og forbedre det som ikke funker bra. Planlegg neste trinn, prøv ut uten å være redd for å feile. Evaluer om det fungerer, og følg opp og korriger, forklarer Andersen.
Veilederen – kompliserte regler, enkelt forklart
Veilederen inneholder over 40 e-læringskurs på sentrale juridiske temaer, som for eksempel taushetsplikt, brukermedvirkning, hverdagsrehabilitering, journalføring, tvang, ansvar ved utdeling av medisiner, forsvarlighetskravet m.m.