Her har vi samlet de viktigste vurderingskriteriene du bør ta med deg når du skal velge ny læringsplattform (LMS), sammen med konkrete spørsmål du kan stille leverandørene.
Å velge nytt LMS kan fort bli en krevende øvelse med vurdering av funksjoner, integrasjoner og kravspesifikasjoner. Men en læringsplattform skal først og fremst gjøre én ting: gjøre det enklere å få riktig kunnskap ut til riktige mennesker, og sørge for at den faktisk blir brukt.
I en kommune må løsningen dekke flere behov samtidig:
Ansatte skal enkelt finne og gjennomføre kurs.
Ledere skal kunne tildele opplæring og følge opp medarbeiderne sine.
Administratorer skal få mindre manuelt arbeid, ikke mer.
Derfor er det verdt å bruke litt tid på selve valget.
Brukervennlighet er et av de viktigste kriteriene du vurderer. En læringsplattform kan ha uendelig mange funksjoner, men det hjelper lite hvis ansatte ikke finner kurset de skal ta, ledere ikke får fulgt opp medarbeiderne sine eller administratorer trenger omfattende opplæring for å gjøre enkle handlinger.
I en kommune må den samme løsningen fungere for mennesker med svært ulik digital erfaring og arbeidshverdag. Noen sitter foran en PC store deler av dagen. Andre gjør det sjelden. God brukervennlighet betyr at:
Ansatte raskt finner sine kurs, ser hva de skal gjennomføre, og har oversikt over hva som er fullført.
Ledere ser status for sine medarbeidere uten å måtte lære seg et avansert rapportverktøy.
Administratorer kan løse vanlige oppgaver uten unødvendig mange steg.
Å tildele et kurs er bare en liten del av jobben. Ikke alle kurs passer for alle ansatte, og god opplæring består sjelden av bare ett kurs.
En nyansatt trenger andre kurs enn en som har vært i kommunen lenge. En fagspesialist trenger kanskje et eget opplæringsløp. Noen kurs må dessuten gjennomføres på nytt med faste intervaller.
Les også: Fra nyansatt til trygg kollega: Fire råd som gir en bedre start
For å lykkes med opplæringen må riktig kunnskap treffe riktig person til riktig tid.
I praksis betyr det også at dere må kunne sette og endre frister, trekke tilbake tildelinger og følge opp ansatte som ikke har gjennomført. I en travel arbeidshverdag trenger ansatte ofte en påminnelse, mens ledere trenger oversikt over hvem som mangler hva.
Plattformen bør derfor gjøre det enkelt å administrere både enkeltkurs, læringsløp og sertifiseringer. Like viktig er det å kunne jobbe effektivt både med én enkelt medarbeider og med mange ansatte samtidig.
Se også: Kursleverandører som er sømløst integrert med læringsplattformen Glup
En kommune er ikke én homogen virksomhet. Den består av ulike tjenester, virksomheter, avdelinger, roller og stillinger – alle med forskjellige behov for opplæring.
Samtidig har kommunen allerede systemer for ansatte, organisasjonsstruktur, innlogging og andre arbeidsprosesser. Hvis dere må vedlikeholde den samme informasjonen manuelt flere steder, øker både arbeidsmengden og risikoen for feil.
Derfor bør læringsplattformen bruke organisasjonsstrukturen aktivt.
Dere bør for eksempel kunne tildele opplæring automatisk ut fra hvor en ansatt jobber, hvilken rolle vedkommende har eller hvilken stillingskode som er registrert. Da slipper noen å tildele de samme kursene manuelt hver gang en medarbeider begynner, slutter eller bytter jobb internt.
Her spiller integrasjoner en viktig rolle. Kobler læringsplattformen seg til HR- eller personalsystemet, kan ansatte og organisasjonsstruktur oppdateres automatisk.
Integrasjoner bør derfor være en del av vurderingen fra starten og ikke noe dere begynner å diskutere etter at dere har valgt system.
Les også: Glup er læringsplattformen for kommuner og offentlig ansatte
I mange kommuner finnes dokumentasjon på opplæring flere steder. Noe ligger i et system, noe i mapper, noe på e-post, og kanskje finnes det fortsatt et kursbevis eller to i en papirperm.
Da blir det fort unødvendig vanskelig å svare på enkle spørsmål:
Hvem skal ha hvilken opplæring? Hvem har gjennomført? Hvem mangler noe? Hvem har ikke fullført innen fristen? Når utløper en sertifisering?
En god læringsplattform samler denne informasjonen og gjør den lett tilgjengelig.
Se derfor nøye på hvordan plattformen gir både ledere og administratorer oversikt. Ikke la dere imponere av antall rapporter alene. Det viktigste er om de som faktisk skal bruke informasjonen raskt, forstår den og kan handle på den.
Les også: 3 tegn på at din organisasjon har vokst fra manuelle kursrutiner
Selv en god læringsplattform kan bli en dårlig investering hvis dere aldri får den ordentlig i bruk.
Når dere innfører et nytt system, skal både teknologi, innhold, organisasjon og mennesker på plass. Går dere fra én læringsplattform til en annen, kommer gjerne flytting av eksisterende kurs og data i tillegg.
Da blir leverandøren nesten like viktig som selve løsningen.
Dere bør vite hvem som følger dere opp, hvordan oppstarten foregår og hvor dere får hjelp når spørsmålene dukker opp. Gode oppstartsmøter, tydelige kontaktpersoner og enkel tilgang til support kan ha mye å si for hvor raskt løsningen faktisk blir nyttig.
Undersøk også hva leverandøren inkluderer i avtalen. Noen tar ekstra betalt for etablering, veiledning og support. Andre inkluderer dette.
Teknologien alene avgjør ikke om dere lykkes. Leverandøren må også hjelpe dere med å få den til å fungere i praksis.
Se også: Visste du at i læringsplattformen Glup er support og veiledning alltid inkludert?
Det finnes mange læringsplattformer å velge mellom, og de fleste vil kunne vise til lange funksjonslister. Men det viktigste er ikke hvor mye systemet kan. Det viktigste er hvor godt det fungerer for organisasjonen som faktisk skal bruke det.
Se også: Læringsplattformen Glup er laget sammen med norske kommuner og tilpasset deres hverdag
For en kommune betyr det gjerne at ansatte enkelt finner opplæringen sin, at ledere får oversikt uten ekstraarbeid, og at administratorer kan tildele, følge opp og dokumentere opplæring på en effektiv måte.
Se derfor etter en løsning som passer måten dere jobber på i dag, som spiller godt sammen med systemene dere allerede har, og som er enkel nok til at den faktisk blir brukt.
Og når dere vurderer ulike leverandører: Be dem vise hvordan de vanligste oppgavene løses i praksis. Det sier ofte mer enn en lang liste med funksjoner.