I begynnelsen av juli 2024 fikk Indre Østfold satt opp en kobling mellom Glup og deres personalsystem (HRM-integrasjon) gjennom Identum. Formålet med integrasjonen er at ledere skal spare tid og sikre korrekte og oppdaterte data til enhver tid.
Med HRM-integrasjon sparte Vegard og hans kollegaer i Indre Østfold betydelig med tid. Den tiden kunne istedenfor brukes smartere til oppfølging av ansatte og andre verdiskapende oppgaver.
Utfordringer
Indre Østfold er en kommune med over 5200 ansatte og 46.000 innbyggere per januar 2025. Det setter store krav til god oversikt og kontroll over mennesker, systemer, kompetanse, prosesser og ikke minst data.
I tillegg er det stadig nyansettelser og eksisterende personell som flytter på seg internt i kommunen. Noen av oppgavene som Indre Østfold ønsket å løse:
- Bruke betydelig mindre tid på brukerhåndtering
- Eliminere manuell opprettelse av brukere og tilganger
- Minske behovet for manuell oppdatering av brukerinformasjon og organisasjonsstruktur
- Holde organisasjonsstrukturen oppdatert til enhver tid i ulike systemer slik at det gjenspeiler virkeligheten
- Gi ansatte tilgangen de behøver, når de trenger det
- Få kontroll og oversikt over ansattes kompetanse og opplæring
Oppstart
Å integrere HRM-systemet med Glup tar opptil tre uker, men ofte går det langt raskere – spesielt uten spesialtilpasninger. For å komme i gang holder det ofte med et 15-minutters møte på Google Meet eller Teams - noen ganger bare et par e-poster. Vi tar oss av resten og fikser det tekniske, så får du beskjed når alt er klart og testet.
Les mer om etablering og onboarding → (viser hele onboarding prosessen for nye kunder av Glup)
Videre utdyper han at Kenneth (Visma Smartskill) og Anders (Identum) holdt i ballen hele veien slik at han ikke trengte å gjøre stort. Det var i grunn bare fryd og gammen, sier Vegard.
Muligheter i HRM-integrasjonen
- Ansatte opprettes i Glup basert på data fra HR-systemet. Stillingskode, lederrolle, avdelingstilhørighet overføres til Glup.
- Oppdaterer brukerdata i henhold til HR-systemet.
- Oppdaterer organisasjonsstrukturen i henhold til HR-systemet.
- Deaktiverer brukere i Glup i som har sluttet.
- Integrasjonen kjører en gang i døgnet som sikrer oppdaterte data i Glup.
Resultater
Med Glup og en integrasjon mot Indre Østfold sitt HR-system har Vegard og kommunen fått kontroll og oversikt over kompetansen, opplæring og progresjon i læringen, samt tilganger og organisasjonsdata.
Vi spurte også Vegard om han ble arbeidsledig med så mye tid til overs, men Vegard forteller at han da kunne fokusere på sine egentlige oppgaver, istedenfor å bruke masse tid på manuelle prosesser en integrasjon kunne løse.
